Työkalut ja vinkit tietotyöläisen etätyöskentelyyn

Etätyöskentely on tämän hetken kuuma peruna tietotyötä tekevien parissa. Millä työkaluilla ja tavoilla teet etäilystä sujuvampaa?

1. Etäpalaverit käyttöön

Pakolliset palaverit hoituvat jo nyt monessa yrityksessä etätyöskentelyyn sopivilla työkaluilla aina tarvittaessa. Jos työskentelet säännöllisesti ja pääsääntöisesti etänä, sovi lisäksi säännölliset palaverit jossa pääsette juttelemaan edistymisestä; varsinkin, jos teet töitä läheisesti yhden työkaverin tai pienen tiimin kanssa. Etänä työskennellessä on helppoa ajatua tilanteeseen, jossa olettaa työkaverin kyllä tietävän työpöydällä olevat tehtävät ja to-do-listan sisällöt. Näin syntyy turhia ongelmia, pullonkauloja ja epäselvyyksiä. On parempi, että ylikommunikoit kuin jätät vahingossakaan asioita selvittämättä. Etänä ei kuitenkaan tule viestittyä yhtä paljon kuin jos olisitte samassa tilassa.

Säännölliset virtuaalipalaverit myös madaltavat kynnystä jakamiselle – jos palaveri “kasvokkain” (eli linjoilla) on sovittu joka aamuksi tai edes kolmelle päivälle viikossa, voitte vähintäänkin todeta toisillenne, ettei tälle päivälle ole mitään uutta auringon alla.

Tee virtuaalipalaverit sujuviksi toimivilla työkaluilla

Meillä Visma Solutionsilla etätyö kuuluu lähes jokaisen työntekijän arkeen, ja käytämme pikaviestimiseen ja videopalavereiden pitämiseen ainakin Slackia, Google Hangoutsia sekä Zoomia.

Muita hyviä työkaluja viestimiseen ovat esimerkiksi Microsoftin Teams ja perinteinen Skype. Webinaarien pitämiseen voimme suositella ainakin GoToWebinaria, virtuaalifasilitoinnit ja workshopit hoituvat Howspacen tai Miron avulla, kyselyihin voi hyödyntää Slidoa tai Mentimeteria.

Valitsit käyttöösi minkä tahansa työkalun tai niiden yhdistelmän, tärkeintä on, että kaikki yrityksesi työntekijät todella sitoutuvat käyttämään niitä.

2. Pidä kamera päällä

Jos työpaikallasi ei vielä ole yhdessä sovittuja sääntöjä webkameran käytöstä, ehdota, että pitäisitte ne aina päällä. On paljon helpompaa jutella ja neuvotella asioista, kun näet kollegan ilmeet ja eleet. Myös väärinymmärrykset vähenevät, kun näet selvästi miten vastapuoli reagoi. Sitä paitsi, työkaverin kamerassa vilahteleva koira, kissa tai muu karvainen kaveri tuo vain piristystä etäilijöiden päivään.

3. Tietotyöläisen työkalut pilvipohjaisina

Kaikki työkalut ja ohjelmistot, joita tarvitset työhösi päivittäin tai viikottain, olisi hyvä pitää verkkopohjaisina. Kun projektinhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmät löytyvät pilvestä, työskentely onnistuu omalta koneelta milloin ja mistä vain. Oikeastaan et tarvitse muuta kuin internet-yhteyden, sillä pääset järjestelmään tarvittaessa myös muilta koneilta käsin – kunhan tietoturvasta pidetään huolta. Pilvipohjaisessa palvelussa tiedot päivittyvät järjestelmään ja ovat aina kaikkien saatavilla.

Esimerkiksi projektinhallintaan suunniteltu Visma Severa tai ValueFrame ovat käytettävissä paikasta ja ajasta riippumatta, myös mobiilisti. Taloushallintoon suosittelemme tietenkin Netvisoria, ja kun integroit sen seuraksi Visma Signin, onnistuvat myös esimerkiksi tilinpäätös ja työsopimusten allekirjoitukset kokonaan sähköisesti.

Varsinaisten SaaS-työkalujen lisäksi kannattaa pilveä hyödyntää muutenkin tiedostojen ja tietojen jakamiseen. Esimerkiksi Googlen tai Microsoftin pilvipalveluissa tiedot pysyvät tallessa ja ovat kaikkien saatavilla, sen sijaan että ne majailisivat omalla työpöydällä ja/tai jaetuissa kansioissa.

4. Huolehdi tietoturvasta

Tietoturva on asia, joka jokaisen etäilijän kannattaa ottaa vakavasti. Pyri käyttämään työskentelyyn vain omaa työkonettasi, jonne on työpaikan toimesta asennettu asiaankuuluvat tietoturvaohjelmistot. Suosi VPN-yhteyttä, joka salaa verkkoliikenteen oman koneesi ja työpaikan verkon välillä.

Jos teet töitä julkisella paikalla, kuten kahvilassa, junassa tai kirjastossa, huolehdi, että käytät näytöllä tietoturvasuojaa. Älä liity verkkoon julkisen WiFi-yhteyden kautta, ellei käytössäsi ole työnantajasi hyväksymää VPN-yhteyttä. Osallistu arkaluonteisiin palavereihin vain yksityisessä paikassa ja kiinnitä puhelinsoittojen aikana huomiota siihen, ettet mainitse yrityksesi tai asiakkaidesi nimiä, tunnuslukuja tai muita arkaluonteisia asioita ääneen.

5. Sovi yhteisistä pelisäännöistä

Projektityössä yhteisten pelisääntöjen noudattaminen on entistäkin tärkeämpää, mikäli kaikki tai osa tiimistä työskentelee etäällä toisistaan. Erityisen tärkeää on sopia, kuinka ja millä tarkkuudella kirjaatte tunnit ja kulut yhteiseen työajanseurantaan, miten kommunikoitte tiimin sisällä projektin etenemisestä, sekä kuka viestii asiakkaille ja muille yhteistyötahoille projektiin liittyvistä asioista.

6. Virtuaalifasilitointi ja -johtaminen

On haastavaa johtaa tiimiä, jossa osa tai kaikki työskentelevät erillään toisistaan. Esimiesasemassa työskenteleville tiimikapteeneille on tarjolla runsaasti etäjohtamisen koulutusta, ja apua voi etsiä myös mm. TTK:n etätyömateriaaleista.

Virtuaalijohtaminen ja -fasilitointi on mahdollista sujuvien työkalujen kanssa, mutta varmistathan, että niitä käyttäessä jokaisen ääni saadaan kuuluviin – konkreettisesti ja kuvainnollisesti. Isoissa, monen henkilön kesken pidetyissä etäpalavereissa jää usein osa porukasta ilman puheenvuoroa. Virtuaalisesti on entistä tärkeämpää pitää puheiden välissä tuumaustaukoja ja kysyä korostetunkin usein, onko kenelläkään mitään kysyttävää tai lisättävää ennen seuraavaan aiheeseen hyppäämistä.

7. Aseta itsellesi tarkat työskentelyajat

Vaikka teet töitä kotoasi, et ole kotona koko ajan töissä. Aloita työpäivä aina samaan aikaan, ja ylläpidä selkeitä aamurutiineja, jotta saat myös henkisesti itsesi työmoodiin. Myös töitä lopetellessa on hyvä luoda itselleen rutiini, millä pääset selkeästi irtautumaan töistä ja aloittamaan vapaa-ajan. Voit esimerkiksi sulkea koneen, kirjautua ulos työpaikan pikaviestimistä ja käydä lyhyellä kävelyllä. Tai, mikäli se auttaa saavuttamaan oikean tunnelman, luoda “työpäivänpäätös”-soittolistan Spotifyyn, ja laittaa sopivan voimabiisin soimaan hyvin suoritetun etäilyn kunniaksi.

8. Pidä työpiste työpisteenä

Vaikka kotona olisikin ahdasta, säännöllistä tai pitkään jatkuvaa etäilyä helpottaa huomattavasti, kun teet itsellesi oman työpisteen ja panostat toimiviin työvälineisiin. Työpisteellä työskennellessä kerrot aivoille, että olet töissä – ja saat etäisyyttä työasioihin jättäessäsi työpisteen. Unelmatilanteessa töille ja vapaa-ajalle on myös omat tietokoneet ja muut työvälineet.

9. Pidä säännölliset tauot ja irtaudu töistä myös työpäivän aikana

Etätyössä on todella helppoa skipata kaikki tauot. Lounas lomittuu vartin pikaiseksi hotkimiseksi keittiötason äärellä seisten tai naputellen samaan aikaan töitä läppärillä. Toimistolla suurin osa työkavereista käy rauhassa ja hyvällä omallatunnolla ulkona lounaalla – samalla tavalla rauhoittumishetki kuuluu myös etäilijälle. Pidä kahvitaukoja säännöllisesti ja käy ulkona kävelyllä, kun ajatus jumittuu. Työpäivän jaksottamisessa hyvä apukeino on käyttää esimerkiksi pomodoro-tekniikkaa.

Lue lisää vinkkejä tietotyöläisen tuntikirjauksiin ja työajanseurantaan

10. Tarjoa työkavereille tukea ja turvaa

Varsinkin poikkeustilanteissa, monelle etätyöskentely saattaa tulla eteen uutena ja pakon sanelemana. Tue työkaveria kyselemällä viestein ja puhelussa, kuinka voisit auttaa. Pelkästään “mitä kuuluu?” saattaa tarjota korvaamatonta yhteisöllisyyden tunnetta yksin työskentelevälle. Hyvä käytäntö on myös luoda avoin keskustelufoorumi (esimerkiksi tiimin oma Slack-kanava), jolle jokainen voi turvallisesti ilmaista omat tunteensa ja ajatuksensa, kysyä sparrausapua tai hakea mielipidettä jonkin kinkkisen tehtävän suorittamiseen.