M-Files ja Visma Solutions yhteistyöhön: tehokasta sopimusten- ja tiedonhallintaa sähköisillä allekirjoituksilla

Älykkään tiedonhallinnan ohjelmistoyhtiö M-Files Oy on integroinut Visma Sign -allekirjoituspalvelun osaksi tuotetarjontaansa. Visma Sign tarjoaa vahvaan tunnistautumiseen perustuvia sähköisiä allekirjoituspalveluita, joiden avulla organisaatiot pääsevät eroon tehottomuudesta ja paperiversioihin liittyvistä riskeistä.

Visma Signin allekirjoituspalvelu perustuu vahvaan tunnistautumiseen pankkitunnuksilla (TUPAS) tai mobiilivarmenteella. Vahva tunnistautuminen on juridisesti paras vaihtoehto ja aina jälkikäteen validoitavissa: asiakirjan allekirjoittajat, allekirjoitusaika ja allekirjoitettu sisältö ovat kiistämättömästi todennettavissa. Ratkaisu täyttää EU:n asettamat vaatimukset vahvalle sähköiselle allekirjoittajan tunnistamiselle (eIDAS).

Visma Signin allekirjoituspalvelun avulla kaikenkokoiset organisaatiot toimialasta riippumatta pääsevät eroon paperiversioihin liittyvistä tietoturvariskeistä sekä samalla nopeuttavat allekirjoitusten keräämistä ja tallentamista suoraan järjestelmään. Sopimukset, pöytäkirjat, valtakirjat ja muut dokumentit on helppo allekirjoittaa ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa laitteella turvallisesti ja luotettavasti.

M-Filesin avulla voidaan merkittävästi tehostaa sopimusten ja muiden asiakirjojen allekirjoittamisprosessia työnkulkujen ja automaattisten tehtävänantojen avulla. M-Files tarjoaa myös monipuolisen ratkaisun dokumenttipohjien hallintaan sekä vedosversioiden hyväksymiseen ennen allekirjoitusvaihetta. Kun sopimus tai muu asiakirja on valmis allekirjoitettavaksi, lähtee siitä automaattisesti sähköposti-ilmoitus kaikille allekirjoittajille. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet sopimuksen Visma Signissa, tallentuu allekirjoitettu versio automaattisesti M-Filesiin.

Myös sopimuksen julkaisu voidaan automatisoida M-Filesissa: lopullinen allekirjoitettu versio julkaistaan virallisena sopimuksena ja jaetaan automaattisesti tiedoksi sidoshenkilöille ja -ryhmille. Sopimukselle voidaan määrittää myös voimassaoloaika sekä hälytykset sopimuksen uusimista varten. Sopimusten luku- ja muokkaussoikeudet voidaan myös automatisoida käyttäjien roolin, sopimuksen tyypin tai muun metatiedon perusteella.

– Visma Signin tarjoama vahvaan tunnistautumiseen perustuva allekirjoituspalvelu tukee erinomaisesti asiakkaidemme tarpeita sähköisille allekirjoituksille. Visma Sign -integraatio nopeuttaa allekirjoitusten keräämistä ja vähentää samalla sopimuksiin liittyviä riskejä, toteaa M-Files Oy:n tuotehallintajohtaja Mika Javanainen.

– Sähköinen allekirjoituspalvelumme yhdistettynä M-Filesin innovatiivisiin tiedonhallinnan ratkaisuihin tarjoaa yrityksille tietoturvallisen tavan varmistaa sopimustenhallinnan koko elinkaari. M-Filesin avulla koko sopimusprosessi voidaan automatisoida, mikä yhtenäistää ja tehostaa organisaatioiden toimintaa, kertoo yhteistyöstä vastaava johtajamme Harri Koponen.