Life in Solutions 2020 – Traineena etänä

Kesä tuo mukanaan kaksi varmaa – kärpäset ja Visma Solutionsin traineet. Tänä vuonna pandemian aiheuttaman poikkeustilan ansiosta traineet aloittivat uudessa työpaikassaan aivan erityisissä olosuhteissa. Työskentely on tapahtunut ensimmäisiä päiviä lukuunottamatta täysin etänä ja toimistolta on käytännössä haettu vain koneet työskentelyä varten. Tämän kesän ensimmäisessä Life in Solutions -blogissa pohditaan uudessa työssä aloittamista poikkeustilan aikana.

Etäperehdytyksessä suunnitelmallisuus avainasemassa

Visma Solutionsilla ohjeistus etätyöhön siirtymisestä annettiin maaliskuun puolessavälissä. Etätöihin kehotettiin siirtymään kaikkia, joiden työ ei vaatinut läsnäoloa toimistolla. Vaikka ohjeistusta on sittemmin jo hieman höllennetty, mahdollistaen toimistolla työskentelyn 20 prosentille toimiston henkilökapasiteetista kerrallaan, on töitä siitä lähtien tehty pääosin etänä. Työntekijöiden jaksamista on edistetty etätoimistolla esimerkiksi taukoliikuntasovelluksella sekä työsuhde-etuna tarjottavan lasten kesäkerhon avulla.

Vaikka osa kandidaateista oltiin koronapandemian alkaessa jo saatu haastateltua, tarkoitti etätyöhön siirtyminen osan haastatteluista muuttumista etähaastatteluiksi. Visma Solutionsilla etähaastatteluista oli kokemusta jo ennen poikkeusaikoja, joten haastattelujen siirtäminen virtuaaliseen muotoon ei aiheuttanut suurempia kasvukipuja.

“Etänä haastateltaessa on tärkeää, että haastattelijoilla on selkeät sävelet, jotta haastattelussa pysyy hyvä rytmi ”, kertoo Inka Lampinen Visma Solutionsin people & culture – osastolta “Myös etänä haastateltaessa rennon tunnelman luominen on tärkeää, jotta kandidaatit kokisivat haastattelutilanteen rennoksi ja turvalliseksi.”

Myös perehdytysprosessissa suunnitelmallisuuden tärkeys korostuu.

“Esimiehet ovat miettineet etukäteen, mitkä ovat tärkeimmät elementit kussakin perehdytysprosessissa”, kertoo Inka. “Perehdyttämisen suunnitteluun on myös tarjottu esimiehille organisaation puolesta tukea, jotta siitä saataisiin mahdollisimman paljon irti. Myös palautteen kerääminen on ensisijaisen tärkeää, jotta saadaan selville parhaat käytännöt sekä kehityskohteet. Etähaastatteluista ja -perehdyttämisestä onkin kerätty tietopaketteja tulevaisuuden varalle.

Kotitoimistolla työskentely luontevaa

Touko-kesäkuussa talossa, tai tässä tapauksessa pikemminkin talon ulkopuolella, aloitti jälleen joukko uusia traineeta. Normaalista poiketen ensimmäisenä päivänä ei suurinta osaa työkavereista päästy tapaamaan henkilökohtaisesti, vaan jo toisena päivänä työt jatkuivat etänä.

“Ennen työn aloittamista mietin paljon koronan aiheuttamien kommunikaatio-ongelmien vaikutusta perehdytykseen sekä työkavereihin ja työtapoihin tutustumiseen. Kuitenkin kaikki on sujunut alusta asti todella helposti ja sulavasti, apua on saanut tarvitessaan heti ja perehdytys on ollut ensiluokkaista”, pohtii toukokuussa myynnin traineena aloittanut Rikhard Perttilä. Valmiiksi tehdyt perehdytysmateriaalit olivat laadukkaita ja aina tarvittaessa tarjolla ollut apu tekivät perehdytyksestä sekä itsenäisestä perehtymisestä tehokasta ja mielekästä.

Toisaalta etätyö on koettu myös luonnolliseksi jatkumoksi, kun viimeiset kuukaudet opinnoista on suoritettu etäopiskeluna. Tomi Enberg kertookin, että suoritettuaan aiemmat kolme kuukautta opintojaan etänä, tuntui luontevalta vain kiinnittää uusi kone samoihin näyttöihin kiinni ja jatkaa työskentelyä kotona. LUT:ssa opiskeleva Tomi aloitti niin ikään toukokuussa tuotekehityksen traineena.

Matala hierarkia ja lämminhenkinen työilmapiiri tiimiin integroitumisen mahdollistajana

Vaikka uudet työkaverit ovat tulleet tutuksi pääosin näyttöpäätteen välityksellä, ovat traineet kokeneet päässeensä jo osaksi tiimiä. “Tiimille kiitos ja kunnianosoitukset siitä, kuinka lämminhenkisesti minut on otettu mukaan tiimiin”, kiittelee Rikhard. “Apua on tarjottu proaktiivisesti ja monet uudet työkaverit laittoivat viestiä toivottaen tervetulleeksi, esitellen itsensä ja tarjoten apuaan missä vain. Visma Solutionsilla ei ole myöskään tarvinnut pelätä kysyä apua, vaan ihmiset auttavat mielellään; saahan siitäkin onnistumisen tunteen kun saa autettua toista”.

“Jokapäiväiset yhteiset kahvihetket ovat olleet isossa roolissa tiimiytymisen kannalta”, kertoo Tomi. “Kahvihetkissä ollaan vaihdettu päivän kuulumisia ja ne ovat olleet hyvä tilaisuus myös kysyä työkavereilta asioista, jotka kulloinkin askarruttavat mieltä”

Vaikka työskentely tapahtuukin itsenäisesti kotoa, ovat molemmat kokeneet, että etänäkään he eivät ole jääneet yksin. Viestit vaihtuvat nopeasti Slackissä ja kasvokkain keskustelu käy kätevästi Google Meetin kautta. Hyvä työilmapiiri on välittynyt myös etäyhteyden välityksellä.

Parasta etätyössä on lisääntynyt vapaa-aika

Moni on huomannut kotoa työskennellessään, että vapaa-aika arjessa tuntuu lisääntyneen. Työmatkat pyörällä tai ratikalla voivat hyvinkin viedä toista tuntia päivittäin, kun taas kotitoimistolla työmatka kulkee lyhimmillään sängynpohjalta jääkaapin kautta työpöydän ääreen. Kolikon toisella puolella on kaipuu aitoon ihmiskontaktiin, jota ei kuitenkaan web-kameralla pysty korvaamaan.

“Työmatkojen karsiuduttua vapaa-aika on lisääntynyt. Myös kyky itsensä kehittämiseen ja johtamiseen on kehittynyt huomattavasti etätyön ansiosta, kun vieressä ei ole hihaa, josta nykiä”, luettelee Rikhard etätyön parhaita puolia.

Myös Tomi mainitsee etätyön parhaimmiksi puoliksi lisääntyneen vapaa-ajan. Myös kotitoimiston rauha on etätyön hyviä puolia.
“Softakehittäjä tekee paljon itsekseen hommia, ja ajatustyön tekeminen kotitoimiston hiljaisuudessa on mukavan rauhallista”

Traineeden vinkit etätyöskentelyyn

Itsensä johtaminen on teema, joka toistuu traineeden kanssa etätyöstä keskustellessa. Sekä Rikhard että Tomi korostavat työn tauottamisen tärkeyttä etänä työskennellessä.

“Niinä hetkinä, kun tuntuu ettei homma etene ja toimistolla menisi rupattelemaan viereiselle työpisteelle työkaverin kanssa, pitää myös kotona osata ottaa itselleen vaikkapa 5-10 minuutin luova pistäytyminen raikkaassa ilmassa ja palata entistä tehokkaampana töihin”, toteaa Rikhard

“Jumiin jäädessä ei ole mitään hyötyä tuijottaa tunnin verran ruutua ja kutsua sitä työajaksi verrattuna siihen, että pitää 10 minuutin luovan tauon vaikkapa pihalla, jonka jälkeen seuraavat 50 minuuttia sujuvat paljon tehokkaammin”, toteaa Tomi. “Etätyö ei tarkoita sitä, etteikö taukoja saisi pitää”.

Pakon sanelemista erikoisolosuhteista huolimatta Visma Solutions kerää traineiltä runsaasti kiitosta alkutaipaleelta.

“Etätyöskentelyssä kaikki lähtee ensisijaisesti luottamuksesta. Kun pääsee näyttämään mihin itsestään on, vastuuta on tarjolla myös traineelle”, kiittelee Rikhard.

“Jos yhdellä sanalla pitäisi kuvailla Visma Solutionsia työnantajana, niin se on moderni – kaikki onnistuu etänä, työntekijöihin luotetaan ja myös traineet saavat vastuuta”, kiteyttää Tomi

Kesän 2020 harjoittelijoista kertovaa blogisarjaa koordinoi ja kirjoittaa markkinoinnin trainee, Lassi Lääveri.