Kasvavaan yritykseen rekrytoidaan aktiivisesti – näin rekrytointi etenee Visma Solutionsilla

Rekrytoinnin asiantuntijat Ulla-Mari Kuusinen ja Katia Rajanen kertovat Visma Solutionsin rekrytoinnista. He avaavat prosessin vaiheista sen jälkeen, kun työhakemus on saapunut meille.

Työnhaku on muuttunut viime vuosien aikana merkittävästi. Osaajapula on saanut aikaan monia työpaikan etsintää ja hakemista helpottavia ratkaisuja sekä luonut hakijoille uusia tapoja osoittaa kiinnostustaan uusiin haasteisiin. Yksinkertaisimmillaan monille riittää kontaktointi somessa tai muu yhteydenotto.

Meillekin kiinnostuksen ilmaisemiseen tarvitaan nimen ja sähköpostiosoitteen lisäksi vain joko LinkedIn-profiili tai CV, eli hakemiseen kuluu vain pieni hetki.

Maailma on siirtynyt mobiiliin, joten työnhaun tulee olla helppoa myös puhelimella eikä hankalia liitetiedostoja enää tarvita. Lisäksi potentiaalisia kandidaatteja lähestytään yhä enemmän suorahaun kautta, useimmiten kontaktoimalla LinkedInissa tai muiden verkostojen kautta. Tällöin rekrytointiprosessin sujuvuus on avaintekijä onnistumiselle kiinnostavan position ja työnantajan ohella.

Lue myös: Näin teet erottuvan CV:n

Kasvamme ja rekrytoimme uusia työkavereita

Visma Solutions kasvaa voimakkaasti. Tällä hetkellä meitä on jo noin 375, ja saamme vielä lisää uusia kollegoja. Vuoden 2022 aikana solmimme noin 180 uutta työsuhdetta, mukaan lukien sisäisesti siirtyneet.

Avoimet tehtävämme ovat hyvin monipuolisia ja vaihtelevia. Etsimme osaajia erilaisiin rooleihin muun muassa tuotekehitykseen, myyntiin, asiakaspalveluun tai hallinnon tehtäviin.

Tyypillisimpiä haussa olevia tehtäviämme:

– Sales Development Representative, Sales Specialist
– Application Specialist, Solution Consultant
– Software Developer / Architect, Security / Cloud Engineer, UX/UI Designer
– Team Manager, Product Owner, Product Marketing Specialist

Sain kuvan, että työ on joustavaa ja siitä maksetaan kilpailukykyistä palkkaa. Tämä erotti työn edukseen monista muista hakemistani paikoista.

Olemme kansainvälinen yritys

Tiimeissä käytetään usein suomen kieltä, jos kaikki tiimiläiset sitä puhuvat. Organisaation sisäinen viestintä on kuitenkin aina englanniksi, koska joukossamme on useita työntekijöitä, jotka eivät puhu lainkaan suomea.

Virallinen työkielemme on englanti ja englannin kielen taito on edellytys kaikissa tehtävissä, mutta meillä on myös tehtäviä, joista suoriutuminen edellyttää hyvää suomen kielen taitoa esimerkiksi asiakkaistamme ja työn luonteesta johtuen. Jos työpaikkailmoitus on englanninkielinen, silloin kannattaa lähettää englanninkielinen hakemus ja CV. Suomenkieliseen työpaikkailmoitukseen voi vastata suomen kielellä.

Koko prosessi eteni reippaalla tahdilla, jota työnhakijana arvostan. Lisäksi Visma Solutionsilta oltiin tasaisin väliajoin yhteydessä ja varmistettiin, että prosessin seuraavat vaiheet ovat minulle selvillä.

Mitä rekrytointiprosessissa tapahtuu, kun haet töihin Visma Solutionsille?

Rekrytointiprosessin eteneminen hieman vaihtelee työtehtävästä ja positiosta riippuen. Tuotekehityksen rekrytoinneissa kartoitetaan teknistä osaamista esimerkiksi teknisen tehtävän tai haastattelun kautta, kun taas myynnin rekrytoinneissa saatetaan järjestää erilaisia simuloituja myyntitilanteita. Myös kesäharjoittelijoiden rekrytointi on hieman erilaista kuin muut rekrytoinnit. Tyypillisesti rekrytoinneissa on kuitenkin kaksi haastattelukierrosta ja jonkinlainen tekninen tehtävä, simulaatio ja/tai henkilöarviointi.

1. Hakemusten käsittely

Käymme hakemuksia läpi jo hakuaikana ja tutustumme hakijoiden taustaan lähetettyjen materiaalien kautta. Hakemuksia käsittelee tavallisesti rekrytoiva esihenkilö tai joissain tapauksissa niitä käydään läpi yhdessä rekrytoijan kanssa. Pyrimme olemaan hakijoihin yhteydessä viikon sisällä hakuajan päättymisestä, ja ainakin tiedottaa aikataulusta mikäli siihen tulee viivettä.

Teemme tiivistä yhteistyötä tiimien esihenkilöiden kanssa ja tarkastelemme kandidaatin osaamista verrattuna positiossa menestymisen edellytyksiin. Yhtä tärkeää on, että pystymme tarjoamaan hakijalle mielenkiintoisen työn, jossa hän voi hyödyntää osaamistaan sekä oppia uutta ja kehittyä. Haluamme, että jokainen meillä aloittava työntekijä kokee tekevänsä oikean valinnan valitessaan meidät.

Kesäharjoittelijoiden rekrytoinnissa tai positioissa, joihin saamme tavallista enemmän hakemuksia, voimme lähettää jo ennen ensimmäistä haastattelua kutsun verkossa tehtävään henkilöarviointiin. Kevyt online henkilöarviointi antaa meille lisätietoa hakijan keskeisistä ominaisuuksista ja kyvykkyyksistä peilattuna haettuun tehtävään.

Lue myös: Näin kirjoitat hyvän työhakemuksen

2. Ensimmäinen haastattelu

Ensimmäisessä haastattelussa keskitytään ennen kaikkea toisiimme tutustumiseen. Kerromme Visma Solutionista yrityksenä, kulttuuristamme ja työsuhde-eduistamme sekä tuotteistamme. Lisäksi avaamme tarkemmin roolin sisältöä ja tiimin rakennetta sekä muita rekrytoinnin kannalta olennaisia asioita. Pyrimme antamaan kandidaatille kattavan kuvan työtehtävästä, yrityksestä ja työskentelytavoistamme. Haluamme kuulla lisää hakijan taustasta ja mielenkiinnon kohteista sekä kasvattaa kiinnostusta meitä kohtaan.

Keskustelemme usein myös kandidaatin motivaatiosta ja kartoitamme yhdessä hänen kanssaan kulttuurin ja arvojen yhteensopivuutta. Haastattelussa saattaa olla mukana tiimin esihenkilö, joskus myös tiimiläinen.

Vastaamme mielellämme kandidaatin mahdollisiin kysymyksiin, jotta hän saa riittävästi lisätietoa tehtävästä ja organisaatiostamme. Haluamme myös kuulla hänen odotuksistaan roolia ja yritystä kohtaan sekä tämänhetkisestä tilanteesta, esimerkiksi muista rekrytointiprosesseista, palkkatoiveesta tai mahdollisesta vapautumisaikataulusta.
Kerromme ensimmäisen haastattelun lopuksi myös rekrytointiprosessin seuraavista vaiheista.

Minulla oli koko ajan sellainen olo, että olin ajan tasalla rekrytointiprosessin etenemisestä ja myös se, että rekrytointiprosessiin osallistui sekä työntekijöitä tulevan positioni tasolta että korkeamman tason johtohenkilöitä antoivat äärimmäisen hyvän kuvan Visma Solutionsin toimintatavoista.

3. Ammatillinen osaaminen

Selvitämme kandidaatin ammatillista soveltuvuutta työtehtävään muun muassa koodaustehtävällä, henkilöarvioinnilla tai simulaatiolla.

Tuotekehityksen asiantuntijarekrytoinneissa saamme teknisen tehtävän tai haastattelun avulla tarvittavaa lisätietoa kandidaatin teknisestä osaamisesta ja ammatillisista taidoista. Joskus tekninen tehtävä voidaan käydä läpi toisen haastattelun yhteydessä, ja kandidaatti pääsee jo haastattelussa aloittamaan tehtävän. Tehtävä voidaan sitten suorittaa omassa rauhassa loppuun haastattelun jälkeen, ja palauttaa ratkaisu meille sovittuna aikana.

Myynnin rekrytoinneissa käytetään usein erilaisia myyntitilanteen simulaatioita, joissa ehdokkaat pääsevät näyttämään myynnillistä osaamistaan. Simulaatioon valmistautumiseen ohjeistetaan erikseen ennen haastattelua ja annetaan tarvittavat taustatiedot. Ohjeistus voi kuitenkin olla ihan tarkoituksella melko niukkaa, sillä on myös tärkeää, että ehdokas pystyy päättelemään ja ottamaan selvää asioista itsenäisesti.

Toisinaan käytämme tarvittaessa tietyissä rooleissa online-henkilöarviointia, jonka tulokset käymme yhdessä läpi kandidaatin kanssa toisella haastattelukierroksella. Arviointi pitää sisällään muun muassa työpersoonaan ja motivaatioon liittyviä kysymyksiä sekä kykykapasiteettitestejä. Emme kuitenkaan koskaan pohjaa rekrytointipäätöksiä puhtaasti pelkkään henkilöarvioinnin tulokseen.
Monissa rekrytoinneissa, kuten esimerkiksi asiakaspalvelun tai hallinnon rekrytoinneissa ei välttämättä ole simulaatioita tai arviointeja. Esimerkiksi markkinoinnin rekrytoinneissa saatamme kuitenkin pyytää tekemään jonkinlaisen pienen kotitehtävän, jonka käymme läpi toisella haastattelukierroksella.

Haastattelut olivat sopivan mittaisia ja niissä oli mukava tunnelma. Haastattelijat olivat aina ystävällisiä ja lämminhenkisiä.

4. Toinen haastattelukierros

Rekrytointiprosessin toisella haastattelukierroksella syvennymme kandidaatin ammatilliseen substanssiosaamiseen ja mahdollisesti myös muihin kompetensseihin. Tässä vaiheessa prosessia haastattelussa voi olla mukana esihenkilö, tiimiläisiä tai mahdollisesti People-tiimin edustaja.

Jos kandidaatille on tehty henkilöarviointi, People-tiimin edustaja käy ne läpi tässä tapaamisessa. Vastaamme myös kandidaatin mahdollisiin heränneisiin lisäkysymyksiin ja käymme läpi heidän kanssaan erilaisia esiin nousseita asioita.

Toisinaan saatamme pitää vielä kolmannen haastattelun, johon voi osallistua muita tiimiläisiä tai johdon edustajia. Rekrytointi eri rooleihin on aina vähän tapauskohtaista ja haluamme pysyä joustavina, joten prosessissa voi olla eroavuuksia ja vaihtelua eri vaiheissa.

5. Työtarjous

Kun olemme tehneet valinnan ja päätöksen työtarjouksen yksityiskohdista, otamme yhteyttä kandidaattiin ehdotuksen läpikäymiseksi. Joskus saatamme rekrytoida samasta hausta useamman kuin yhden kandidaatin, jos tarvitsemme useita osaajia samankaltaiseen rooliin tai havaitsemme sellaista potentiaalia ja osaamista, jota tulemme lähiaikoina rekrytoimaan.

Jos kandidaatti myös päätyy valitsemaan meidät, sovimme käytännön asioista kuten aloitusajankohdasta, palkasta, toimipisteestä, työvälineistä ja muista mahdollisista ehdoista.

Olemme pääsääntöisesti hyvin joustavia aloitusajankohdasta, sillä ajankohtaa tärkeämpää on saada oikea ja hyvä osaaja. Ymmärrämme, että työsuhteessa olevilla on yleensä irtisanoutumisaika tai muita mahdollisia velvollisuuksia ennen kuin pystyvät aloittamaan uudessa työsuhteessa. Samoin perhe- tai opintovapaalla olevilla sopiva aloitusajankohta ei välttämättä ole heti kuukauden sisällä.

Näitä asioita kartoitamme jo rekrytointiprosessin alkuvaiheessa varsinkin silloin, jos meillä on kiireellisempi rekrytointi käynnissä, esimerkiksi jonkun jäädessä perhevapaille tai siirtyessään pois tehtävästään sisäisen tai ulkoisen rekrytoinnin kautta. Lähtökohtaisesti kuitenkin olemme joustavia aloitusajankohdasta ja asiat ovat yhdessä neuvoteltavissa.

Minulle välittyi tunne että minut kohdattiin ihmisenä eikä vain työnhakijana.

Lue myös: Työsuhde-edut Visma Solutionsilla

Kesäharjoittelijoiden rekrytointiprosessi

Koska opiskelijoilla tai uran alkuvaiheessa olevilla kandidaateilla ei vielä ole välttämättä karttunut paljoa työkokemusta, joka kertoisi osaamisesta liittyen haettuun tehtävään niin Summer Trainee -rekrytoinneissa saatamme teettää jo ennen ensimmäistä haastattelua kevyen henkilöarvioinnin valituille hakijoille. Arvioinnilla mitataan haetun tehtävän kannalta keskeisiä ominaisuuksia, kuten luontaista käyttäytymistä ja kykypiirteitä.

Arviointitulosten sekä hakijan työhakemuksen ja CV:n yhdistelmän pohjalta kutsumme hakijat ensimmäiseen haastatteluun. Kesäharjoittelijoiden rekrytointiprosessin yksityiskohdat vaihtelevat myös roolin ja funktion mukaan, mutta tiedotamme aina hakijoita kaikissa prosessin eri vaiheissa.

Lue aikaisempien vuosien kesätraineiden kokemuksista

Lue myös: Summer in Solutions 2022 – Konkreettista softakehittämistä omien mieltymyksien pohjalta

Sisäiset haut

Kaikki työntekijämme niin Visma Solutionsin kuin koko Visma-konsernin sisällä voivat hakea avoimia paikkojamme ja kannustammekin työntekijöitämme urakehitykseen talon sisällä. Osa rekrytoinneistamme on pelkästään sisäisiä, kuten esimerkiksi Management Team Member -haku, jolla haemme vuosittain yhtä työntekijää liittymään osa-aikaisesti osaksi johtoryhmäämme. Lisäksi työntekijämme voivat ilmoittautua Talent Pooliin, jos ovat kiinnostuneita uusista uramahdollisuuksista yrityksen sisällä tai haluavat saada tukea osaamisen kehittämiseen esim. uracoachingin avulla.

Sisäisten hakijoiden rekrytointiprosessi poikkeaa hieman ulkoisista hakijoista. Tyypillisesti sisäiset hakijat haastatellaan vain kerran ja useimmiten henkilöarviointia ei tarvita, varsinkin jos hakija on tehnyt arvioinnin jo aiemmin tullessaan Vismalle töihin. Joskus tosin roolista riippuen haastattelussa saatetaan testata teknistä tai myynnillistä osaamista. Haastattelussa on mukana rekrytoiva esihenkilö ja People-tiimin edustaja sekä mahdollisesti myös tiimiläinen tai johdon edustaja.

Lue myös: Laurin uramuutos jääkiekkoilijasta taloushallinnon sovellusasiantuntijoiden tiiminvetäjäksi

Yhteydenpito kandidaatteihin rekrytointiprosessin aikana

Lähestulkoon jokainen tietää avoimia paikkoja hakiessaan, kuinka odottavan aika on pitkä ja miten tärkeää on saada tietoa hakuprosessin etenemisestä.

Jos avoimessa positiossa on hakuaika, niin pyrimme olemaan yhteydessä kaikkiin hakijoihin viikon kuluessa hakuajan päättymisen jälkeen ja tiedottamaan prosessin etenemisestä tai mahdollisista viiveistä. Kerromme myös, jos emme tällä kertaa jatka rekrytointiprosessia. Haastattelusta sovimme tyypillisesti puhelimitse, muihin olemme sähköpostitse yhteydessä.

Jos rekrytointiprosessi ei etene hakemuksesta haastatteluvaiheeseen niin meihin voi olla yhteydessä, jos haluaa keskustella tarkemmin valintaperusteista tai saada palautetta hakemuksesta – tai jos haluaa antaa palautetta meidän suuntaamme. Joihinkin positioihin hakemuksia voi tulla toistasataa, jolloin emme valitettavasti pysty antamaan yksilöityä palautetta jokaisen hakijan kohdalla erikseen. Meille saa kuitenkin aina soittaa tai laittaa sähköpostia ja tiedustella valintakriteereistä juuri omalla kohdallaan.

Ensimmäisestä haastattelusta eteenpäin pyrimme olemaan kaikissa prosessin vaiheissa kandidaatteihin ensisijaisesti puhelimitse yhteydessä. Jos emme tavoita puhelimitse, niin otamme yhteyttä sähköpostilla. Yhteydenpito on usein myös rekrytoivan esihenkilön vastuulla, ei vain rekrytoijan.

Pyydämme rekrytointiprosessista palautetta kaikilta kandidaateilta. Jos rekrytointiprosessi päättyy hakemuksen jälkeen, niin kandidaatit voivat arvioida sen sujuvuutta helposti ja nopeasti suoraan palauteviestissä olevan asteikon kautta antamalla arvosanan 1-5 välillä. Tarkempaa palautetta toivomme ja pyydämme erikseen erityisesti haastatelluilta kandidaateilta. Tässä blogissa olevat sitaatit ovat otteita saadusta avoimesta palautteesta.

Haastattelu oli enemmänkin vapaata keskustelua kuin kysymysten tykitystä. Koko ajan oli rekryprosessin aikana olo, että minusta välitetään ihmisenä enkä ole vain paperi muiden joukossa.

Lue myös: Etätyö kotona, lähityö toimistolla vai hybridi? Visma Solutionsilla työskentelet siellä, missä parhaalta tuntuu

Luetaanko avoimia työhakemuksia?

Luemme kaikki saapuneet hakemukset ja olemme hakijaan henkilökohtaisesti yhteydessä, jos meillä on hänen taustaansa ja osaamiseensa sopivia avoimia tehtäviä. Jos meillä ei juuri tällä hetkellä ole sopivaa avointa tehtävää, niin voit jättää yhteystietosi ja CV:n sekä avoimen hakemuksen Talent Communityyn, jota seuraavat kaikki Visman yritykset Suomessa.

Varmin tapa saada hakemuksensa huomioiduksi on kuitenkin seurata avoimia paikkojamme ja jättää hakemus juuri sellaiseen tehtävään, joka kiinnostaa ja joka voisi sopia omaan taustaan – oma aktiivisuus siis kannattaa. Säilytämme hakemuksia kuuden kuukauden ajan.

Entä jos et tullut valituksi tällä kertaa?

Monet Visma Solutionsilla työskentelevät eivät ole tulleet valituksi tehtävään ensimmäistä kertaa meille hakiessaan. Siksi kannustamme hakemaan myöhemmin uudelleen, jos valinta ei tällä kertaa osunut omalle kohdalle.

Toisinaan esimerkiksi Summer Trainee -haussa tai joissain yksittäisissä positioissa on meille onnekkaasti niin runsaasti tasokkaita hakijoita, että sopivia ehdokkaita on enemmän kuin avoimia paikkoja. Oman hakemuksen pysähtyminen prosessissa ei siis välttämättä tarkoita, että oma osaaminen ei olisi riittävä tai tausta soveltuva tehtävään, tai että hakemus olisi huonosti laadittu.

Joskus rinnalla voi kuitenkin olla hakija, jolla on vielä kattavampi kokemus ja soveltuvampi osaaminen tai sopivampi tausta. Toisinaan taas kaikista loppusuoralla olevista ehdokkaista voisi tulla vismalaisia, mutta paikkoja on sillä hetkellä vain yksi avoinna. Siksi kannustamme olemaan kärsivällinen ja hakemaan uudelleen, sillä kasvamme jatkuvasti ja seuraava avoin paikka on taas uusi mahdollisuus – niin sinulle kuin meille.

Kiinnostuitko meistä?

Jos olet kiinnostunut liittymään mahtavaan tiimiimme ja osaksi Visma Solutionsia, katso Visma Solutionsin avoimet työpaikat tai laita avoin hakemus Talent Communityyn! Linkki löytyy samalta sivustolta kuin kaikkien Suomen Visma-yhtiöiden avoimet työpaikat.